Wie
Jeroen de Vlaam
In dienst
1 juni 2018
Functie
BI-Consultant
Voordat Jeroen bij Bince aan de slag ging was hij ook consultant. Zijn oude werkgever leverde software aan installatie- en bouwbedrijven. Op de bestaande ERP (Enterprise Resource Planning) software ontwikkelde hij een nieuw generiek model met inzichten gegenereerd door Power BI. Deze data toonde informatie rondom de primaire processen, zoals facturen, bestellingen en salarissen. Bij Bince werkt Jeroen niet aan de leverancierskant, maar is hij met zijn expertise op het gebied van Power BI een sparringpartner voor zorgorganisaties om met informatiemanagement de zorg slimmer te maken.
“Ik wil iets wat onmeetbaar is meetbaar maken”
“Mijn werk is elke dag een ontdekkingsreis”, begint Jeroen lachend. De zorgorganisaties met wie hij samenwerkt hebben vaak primair de wens om zoveel mogelijk data uit hun bronsystemen te willen halen. Het doel? Het management aan de juiste stuurinformatie helpen.
Wat dat precies is, blijkt in de praktijk lastig, omdat men vaak niet weet welke mogelijkheden er allemaal zijn. “Het komt voor dat onze klant een antwoord van ons krijgt, waarvan ze de vraag niet wisten. Ik vind het daarentegen heel fijn om een concreet verzoek te krijgen voor het maken een gewenst overzicht, dat iemand helpt in zijn of haar werkzaamheden.” Jeroen geeft als voorbeeld een klant die meer dan een miljoen euro miste in de kasboeken. Na zoeken, inleesscripts maken, nog eens zoeken en corrigeren, bleken er fouten in de administratie te zitten, waardoor o.a. facturen niet verstuurd werden. Om de (financiële) administratie op orde te brengen en houden werden er nieuwe processen en structuren aangelegd. De BI cirkel gaat dan vóór organisaties werken: de financiën zijn op orde, de organisatie draait beter, er is meer ruimte voor personeelsbeleid en er zijn meer tevreden medewerkers. Én die hebben op hun beurt weer aandacht voor de cliënten.
De Bince Boom
De Bince BI-cyclus een continue proces van leren en verbeteren. De Bince Boom laat de ontwikkeling zien als de samenwerking in de cyclus goed verloopt. Hiermee wil Bince de BI-groeistappen visualiseren om meer beleving te creëren bij de reis die de medewerkers van Bince met hun klanten aflegt. “De metafoor van de boom sprak me direct aan”, vertelt Jeroen. “Het leeft, het groeit, heeft onhandige uitstulpingen en is gevoelig voor seizoensinvloeden.” Een zorgorganisatie leeft ook. Meer dan 60% van de kosten in dit soort organisaties staat in relatie tot medewerkers. In zo’n levendige omgeving kun je geen geautomatiseerde BI-oplossing neerzetten. Hier is het ontwerpen van een gestroomlijnd proces essentieel, waarbij iedereen in de organisatie zich goed moet voelen. Zorg is immers mensenwerk, dat zich niet zomaar laat automatiseren. BI is niet meer dan een hulpmiddel, dat leidt tot het voeren van de juiste gesprekken om o.a. het ziekteverzuim te verminderen en een betere balans in werk en privé te vinden.
In de praktijk
De Bince Boom begint bij de wortels. (G)een stevig fundament betekent (g)een goede rapportages en (g)een goede verbinding met je eindgebruiker. Jeroen legt dit uit aan de hand van een klant die een nieuwe BI oplossing wilde. Hun bestaande systeem voldeed niet meer, na overschakeling op nieuw cliëntensysteem. “We zijn eerst in de wortels gaan wroeten, in de bronsystemen, om te kijken welke informatie eruit komt. Maar ik had ook gesprekken met mensen die hoger in de boom zaten en beslissingen maken op basis van de output, welke ze tot dusver via Excel lijsten kregen”. Jeroen legt verder uit dat het de kunst is om de informatie, dat uit de wortels moet komen, aansluit bij de gebruikers die er de vruchten van moeten plukken. De processen die door de stam lopen zijn daarbij de schakel tussen verschillende teams en medewerkers. De manier waarop iedereen binnen de organisatie met de software werkt, is belangrijk. Daarvoor moet een organisatie keuzes maken om structuur aan te leggen. “Appels hangen niet in de lucht!”, roept Jeroen, “Een boom is opgebouwd uit structuren; het begint met één enkel zaadje waaruit een nieuwe structuur groeit, opgebouwd uit verschillende structuren, tot aan de appels aan toe. De niveaus van structuren bepalen de volwassenheid van de boom, of in ons geval de organisatie.
"Getallen kunnen niet leven zonder omstandigheid, want als dit ontbreekt zijn getallen niets waard."
Kwaliteit versus kwantiteit
Organisaties worden bestuurd met cijfers. Neem bijvoorbeeld de omzet of een medewerkerstevredenheidonderzoek: groen is goed, rood is fout, een 5 is niet goed en een 8,5 een goede score. We zijn als maatschappij ook steeds meer gewend om naar getallen te kijken, waarmee we een oordeel vormen over de kwaliteit van een dienst of product. Neem als voorbeeld een te plannen reis, die eerst geanalyseerd wordt op Tripadvisor aan de hand van sterren en reviews. Volgens Jeroen levert dit een versimpeling van de werkelijkheid op, waarmee we te snel tot een oordeel kunnen komen, ook in de zorg.
“Daarom wil ik iets wat onmeetbaar is meetbaar maken en zou dit graag in een dashboard bouwen, zegt Jeroen, “zoals: is een bewoner van een verzorgingstehuis gelukkig?” Het is heel moeilijk om een meetbare definitie van kwaliteit van leven te formuleren. Van mens tot mens weet je het vrij snel, maar bij een grote populatie is dat lastiger. En wat is dan de norm? Een medewerker die het druk heeft is ook moeilijk in getallen uit te drukken. Wat is druk? In de wereld van data is de uitingsvorm ‘getallen’. De klanten van Bince vertalen de verhalen achter de feiten door in hun organisatie, waardoor de wereld van de cijfers meer context krijgt. "Getallen kunnen niet leven zonder omstandigheid, want als dit ontbreekt zijn getallen niets waard."
Jeroen samen met andere medewerkers van Bince op stage; lees meer
“Ik zoek in mijn werk naar een plek in de keten waar ik grip heb op een bijdrage aan betere zorg, maar de zorgketen is heel lang”, hij lacht en wacht even voordat hij verder gaat; “Ik ben misschien minder geschikt om in de dagelijkse praktijk van de zorg te werken, alhoewel ik met erg veel toewijding voor mijn gezin zorg .” Jeroen hoopt met zijn kennis en ervaring in de techniek zorgorganisatie te helpen om zover mogelijk te komen met BI. Hierbij draait het om samenwerken, vertrouwen en het afstemmen van definities, kaders en normen. “Wanneer mensen snappen hoe processen en structuren werken, dan gaat een dashboard leven en kan de boom groeien.”
Vorige blog