BI geeft echt inzicht en werkt niet op basis van vermoedens
In gesprek met
Henny Tonies, Adviseur Informatiemanagement BrabantZorg
BrabantZorg biedt vanuit 33 locaties ondersteuning op het gebied van welzijn, zorg en wonen aan zo'n 6.000 cliënten in de regio Oss, Uden, Meierijstad en Den Bosch. Wat ooit begon met intramurale zorg (zorg geleverd binnen de instelling) is inmiddels uitgebreid met extramurale zorg, zoals (huishoudelijke) thuiszorg. Henny vertelt dat er bij BrabantZorg gekeken wordt naar wat iemand nog zelf kan, wat mantelzorgers of vrijwilligers kunnen betekenen en welke hulpmiddelen er ingezet moeten worden. “Het is onze rol als informatiemanagement team om de organisatie te adviseren hoe informatie en technologie het beste ingezet kunnen worden om als organisatie de juiste keuzes te maken”.
Stabiel en betrouwbare partner
Om een goede bedrijfsvoering te kunnen realiseren is betrouwbare stuurinformatie essentieel. Henny en haar team zijn in 2020 met de voorbereidingen gestart. In dat jaar is de keuze gemaakt om PUUR en YSIS te implementeren. Ook werden de eerste verkennende gesprekken met Bince gevoerd. Meerdere mensen uit de organisatie kenden Bince al. “Voor ons kwam Bince over als een stabiel en betrouwbaar bedrijf, waardoor de keuze ook op hen is gevallen”. Henny zegt verder dat het belangrijk was dat Bince als BI leverancier een product heeft met een goed standaard informatiemodel, maar dat daarnaast verder uitgebreid en uitgebouwd kon worden. “We wisten dat onze bronapplicaties minder flexibel waren”. In januari 2021 worden de nieuwe applicaties in gebruik genomen en enkele maanden daarvoor is de samenwerking met Bince gestart.
De Bince Boom begint bij een stevig fundament, waarin alle informatie uit de bronapplicaties, zoals PUUR en YSIS, samenkomt in de BinceBase. Data hygiëne, eenheid van taal en validatie spelen in deze fase een grote rol. Van daaruit ontwikkelen processen zich in de stam, waardoor er groei ontstaat. De mogelijkheden zijn eindeloos, zolang de boom goed gevoed wordt.
Projectteam
BrabantZorg start die eerste fase met een team van vijf medewerkers (inclusief Henny), waarvan sommige parttime aan het project werken, aangevuld met een projectleider van buiten de organisatie. Vanuit Bince waren Sebastiaan en Jeroen betrokken bij het project, met wie de prioriteitenlijst tweewekelijks werd doorgesproken. De samenwerking leverde goede inhoudelijke gesprekken op en uiteindelijk de informatie die de organisatie graag inzichtelijk wilde hebben. “In het begin moesten we veel gegevens valideren, welke Bince voor ons klaarzette. We moesten onderzoeken of de gegevens die getoond werden in de BI ook klopten met de informatie uit de bronsystemen.” Henny vult aan: “Soms moesten we terug naar de leverancier van de applicatie om de juiste gegevens in de bronsystemen boven water te krijgen.” In deze eerste fase heeft de focus gelegen op data hygiëne, eenheid van taal en validatie voor de domeinen financiën en HR.
Van Excel naar real-time dashboards
Business Intelligence werd gaandeweg een middel om zo goed mogelijk in te zetten ten gunste van tevreden cliënten, die de zorg ontvangen die ze nodig hebben. Het verving de complexe maandelijkse Excel overzichten voor real-time data. Deze actuele informatie biedt waardevolle inzichten op het vlak van zorg, HR en financieel-gebied, waardoor cliënten van BrabantZorg beter ondersteund kunnen worden bij het verbeteren of zoveel mogelijk behouden van hun eigen leven. De dashboards werden eerst beschikbaar gesteld aan de regiomanagers (en hun adviseurs), later kregen de teammanagers ook toegang. “BI geeft echt inzicht en werkt niet op basis van vermoedens.”, zeg Henny. “We hebben veel uitstroom, maar zien nu waar het echt knelt: qua leeftijd, per functie en functiegroep. Dat betekent dat we de personeelstekorten moeten oplossen en niet de norm moeten ophogen, waardoor medewerkers een nog hogere werkdruk te verduren krijgen”.
Binnen BrabantZorg zijn er vier pijlers: zorg, kwaliteit, financiën en medewerkers. De focus ligt op de bedrijfsvoering, maar niet door enkel naar de financiële cijfers te kijken, maar ook naar de zorgvraag. De organisatie is begonnen met de standaard modules van Bince met daarbij behorende KPI’s. Al snel kwamen er wensen vanuit de organisaties voor verschillende andere KPI’s, die inmiddels ook gerealiseerd zijn. Het is belangrijk om goed te monitoren of cliënten tevreden zijn, de kwaliteit van zorg voldoende is en medewerkers een acceptabele werkdruk hebben, waardoor het ziekteverzuim niet oploopt. BI helpt bij het beoordelen van de mate waarin het personeel wordt ingezet om tot financiële beheersbaarheid te komen.
De schakel tussen de organisatie en Bince
Naast het projectteam werd er ook een stuurgroep geformeerd. De wensen vanuit de organisatie werden eerst door de stuurgroep gefilterd, waarna ze uiteindelijk bij het projectteam terecht kwamen. De meeste vragen waren goed te realiseren. Inmiddels kan iedereen uit de organisatie een ontwikkelverzoek indienen volgens een daarvoor geldende procedure. Deze verzoeken worden eerst beoordeeld door de regiomanagers, alvorens het bij de BI-Regie-Raad wordt neergelegd. Zij bepalen of de aanvraag relevant is en past binnen de visie. Na prioriteringen komt het bij het IMT binnen. Het project- en stuurteam zijn daarmee komen te vervallen.
“Soms moesten we terug naar de leverancier van de applicatie om de juiste gegevens in de bronsystemen boven water te krijgen.”
Het Informatie Management Team (IMT), waar Henny deel van uit maakt, fungeert als schakel en filter tussen de organisatie en Bince. Zij vertalen de vraag vanaf de werkvloer en het management, waarbij Bince hen adviseert en technisch ondersteunt. Een goede combinatie volgens Henny: “Bince heeft veel meer technische expertise en wij hebben veel kennis over de organisatie. Onze Business Controllers hebben veel kennis en kunnen zelf een tabel of een grafiek maken. Ze zijn ook de eerste vraagbaak voor managers als er vragen zijn over de BI informatie. Ik heb ook een achtergrond als controller en dat is handig. Soms niet, omdat ik dan alles zelf wil doen”, zegt Henny met een lach op haar gezicht. Het IMT moet weten wat er speelt in de organisatie en geeft organisatie breed advies. Door de samenwerking met Bince kunnen wij het voorwerk doen en een concreet technisch verzoek bij hen neerleggen. Dit scheelt tijd en mensen. Het is wel de bedoeling om het op termijn zelf te gaan doen”.
Capaciteitstool
Binnen een half jaar waren de applicaties AFAS (financiën en HR), YSIS en PUUR (elektronische cliëntendossiers) geïmplementeerd en inzichtelijk via het Power BI dashboard. Daarna is er samen met Bince gewerkt aan een capaciteitstool intramuraal en extramuraal. Deze tool helpt om de zorgvraag in uren uit te drukken en de geregistreerde diensten naast de inzet inzichtelijk te maken. Hiermee wordt inzichtelijk of er onder of boven de norm wordt gewerkt. Niet alles kan gestandaardiseerd worden. De capaciteitstool is een instrument voor de teammanager om de registraties te monitoren en te kunnen sturen, samen met het team.
De capaciteitstool geeft informatie uit het verleden. Een voorwaarde is dat alle medewerkers hun uren registreren, ook de zzp’ers. Het is een wens om te kunnen zien hoeveel fte er ‘nu’ in dienst is, wat de zorgvraag is (uitgedrukt in fte) en wat er daadwerkelijk ingezet wordt. Hoe is dat gat beter te dichten? En hoe kunnen we medewerkers beter aan ons binden? De arbeidskrapte is in de zorg goed merkbaar. BI geeft inzicht welke functies het hoogste verloop hebben. HR heeft momenteel behoefte aan het combineren van informatie, zoals de leeftijdscategorieën bij in- en uitstroom en ziekteverzuim. Op basis van deze informatie kunnen zij het gesprek aangaan en strategie bepalen.
“Bince heeft veel meer technische expertise en wij hebben veel kennis over de organisatie"
Goede begeleiding vanuit het Informatie Management Team
Het IMT bestaat momenteel uit drie personen (parttime). Dit is eigenlijk te weinig, vertelt Henny. “We zijn een actieve club en vanuit de organisatie wordt veel aan ons gevraagd. We zorgen voor een maandelijkse update in de nieuwsbrief en soms geven we uitleg over het interpreteren van BI cijfers in het teammanagersoverleg. We geven trainingen, vragenuurtjes, een ‘knoppencursus’ voor nieuwe medewerkers, gevolgd door een training over de capaciteitstool. We horen wat er speelt in de organisatie. Wij gaan niet over het beleid, dat is aan het management. Wij denken wel mee en nemen het initiatief om tot de juiste vragen te komen. Na de introductie van nieuwe managers krijgen we vaak complimenten over de informatievoorziening. Deze deel ik uiteraard ook met Bince!”
Ook zaken die minder goed lopen worden met Bince gedeeld. Alles wordt over en weer met elkaar besproken, waardoor er geen onrealistische verwachtingen ontstaan. Aan begin van de samenwerking liep de ureninschatting van een sprint niet altijd in de pas. Na verloop van tijd leerde de ervaring hoeveel tijd er begroot moest worden voor de afgesproken taken. En kwam er een knop om te melden als het dashboard traag is en werd er voor medewerkers die kleurenblind zijn een speciaal kleurenpallet gemaakt in de rapportages.
De toekomst voorspellen?
Voor het IMT blijft het monitoren van gegevens een belangrijke taak. Er worden nog steeds fouten opgespoord. Bijvoorbeeld een datum die in het bronsysteem op verschillende manieren wordt ingevoerd. 1-7 of 7-1 als datum leidt tot totaal verschillende stuurinformatie. Door veel over het proces te delen, raken steeds meer mensen betrokken, waardoor er steeds meer vertrouwen ontstaat. Zo zijn teams zelf verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling van signaleringen in de rapportages. De teammanager moet zorgdragen voor de juiste informatie in de systemen. Zo zal de informatie steeds beter worden en het wensenlijstje groeien.
Op de vraag wat de samenwerking en zorgtechnologie heeft opgeleverd antwoordt Henny: “Het is een continu proces van ontwikkelen, kennis delen en de informatie nog beter maken. Soms verdwijnen er dashboards en komen er nieuwe voor terug. Besluiten we om de bronsystemen uit te breiden? Dan zijn we blij met Bince als partner, waarbij de continuïteit van onze hele informatiehuishouding in goede handen is!
Vorige blog