Klantcase: Bureau Jeugdzorg Limburg
We zijn klein begonnen en hebben nu een breed draagvlak vanuit de hele organisatie om verder uit te bouwen
In gesprek met
Jolanda Simons, Beleidsadviseur Bureau Jeugdzorg Limburg
Bureau Jeugdzorg Limburg is een gecertificeerde instelling (GI) en komt op voor de belangen van jeugdigen in Limburg die (ernstig) in hun ontwikkeling worden bedreigd. Het gaat daarbij om kinderen met opgroei- en opvoedproblemen, waarbij de kinderrechter een kinderbeschermingsmaatregel heeft uitgesproken of jeugdreclassering heeft opgelegd. Door de wettelijk opgelegde normen had Bureau Jeugdzorg Limburg behoefte aan een registratie- en informatiesysteem, dat de afgesproken maatregelen goed kan monitoren zodat de kwaliteit verder kan worden gewaarborgd.
“Om ons goed te kunnen verantwoorden, hebben we bruikbare en onderbouwde inzichten nodig over de instroom en uitstroom, de KPI’s en de caseload”, vertelt Jolanda. “Eind 2019 besloten we daarom een datawarehouse te willen bouwen, waarin verschillende bronsystemen samenkomen. Power BI biedt ons de mogelijkheid om gegevens realtime te analyseren en geeft vervolgens inzicht in patronen, trends en kansen voor verbetering”. Nadat ze met verschillende leveranciers om tafel hebben gezeten, valt de keuze op Bince. Dit bedrijf uit Assen werkte al samen met andere GI’s en referentiegesprekken leverden positieve feedback op. De goede klik en het vertrouwen dat ontstond na de verkennende gesprekken gaven de doorslag.
“Ze konden me alles wijsmaken”
Onderzoek & Implementatiefase
Midden in de coronacrisis gaat de samenwerking van start. Het plan van aanpak bestond uit verschillende fases. De eerste fase bestond uit het ontsluiten van het elektronisch cliëntendossier WIJZ, gevolgd door het omzetten van de bestaande managementinformatie in visuele rapportages. Deze informatie ‘vloog’ tot dusver als Excel bestand door de organisatie.
Jolanda weet zich de eerste gesprekken met de BI consultants van Bince, nog goed te herinneren. “Ze konden me alles wijsmaken als beleidsmedewerker zonder ICT-achtergrond.” Fred, haar collega en ICT Manager bij Bureau Jeugdzorg Limburg, stort zich daarom op de techniek. Jolanda geeft aan wat zij wenst te zien in de rapportages en controleert deze output uitvoerig. Langzamerhand krijgt ze steeds meer vat op de BI rapportages. Bince heeft hierin altijd een integere en hulpvaardige rol ingenomen.
Krachtige samenwerking
Na de eerste fase worden de Power BI dashboards niet alleen ter beschikking gesteld aan het management. Langzamerhand werden alle rechten uitgebreid en inmiddels heeft de hele organisatie geautoriseerd toegang tot de rapporten. Hierin is de in- en uitstroom te zien, maar ook de doorlooptijden van een (client)case. De KPI’s zijn na verloop van tijd strakker ingesteld, mede door een goede wisselwerking met Marco, BI consultant van Bince. “Hij dacht goed mee over de consequenties van een vraag die ik stelde”, zegt Jolanda, “Het is fijn om een kennispartner te hebben die de techniek snapt, maar ook de mens en organisatiekant kent.”
Dit heeft een verschuiving van de informatieoverdracht binnen de organisatie opgeleverd. Managers en teamleiders die hun medewerkers moesten aanspreken op de resultaten die alleen zij inzagen, is verleden tijd. De teams krijgen met de nieuwe dashboards vooral te zien wat goed gaat. Voorheen ging het gesprek alleen over wat er niet goed ging, omdat de doorlooptijden bijvoorbeeld niet werden gehaald. Dat gesprek is met de komst van de visualisaties gekanteld. Zo laat het diagram bijvoorbeeld zien dat 78% van de doorlooptijden gehaald zijn. Nu ligt de focus op die 78%, zolang er een duidelijke uitleg is bij de 22% die niet gehaald is. Hierdoor is er meer betrokkenheid ontstaan.
“Met de HRM rapportages van Bince werden we voorzien in een ongevraagde behoefte”
Na de implementatie van een signaleringsmodule spreekt Jolanda de wens uit om ook het HRM systeem te ontsluiten. De teamleiders hadden laten vallen dat zij graag de productie- en de formatiegegevens naast elkaar wilden zien. Het resultaat, een realtime overzicht, viel in de smaak. Door het ontsluiten van het HRM systeem was het mogelijk om onze dashboards verder uit te breiden. De afdeling HRM kon op dat moment echter geen prioriteit geven aan het maken van HR-dashboards. En de bestaande werkwijze met het aanleveren van Excel rapportages werkte goed. Zonder dat Jolanda en de HR-medewerkers ervan afwisten, maakte Marco een conceptdashboard. Toen de HR-medewerkers de mogelijkheden van de BI rapportages zagen, waren ze om. Nu had de hele organisatie real-time informatie tot zijn beschikking en hoeven de medewerkers geen Excel-rapportages meer te maken. Hiermee werd de organisatie voorzien in een ongevraagde behoefte, welke daarnaast een enorme tijdwinst opleverde.
Vertrouwen in de ontwikkelingen
De voordelen van Power BI moest groeien in de organisatie. Zeker in het begin mopperden de medewerkers dat er naast het systeem WIJZ nog een systeem (Power BI) bijgehouden moest worden. Hiervoor is de tijd genomen om aan het vertrouwen te werken. Actuele en visuele informatie, dat in één oogopslag duidelijk is, maakte dat steeds meer mensen de voordelen begonnen in te zien. Jolanda: “We krijgen nu reacties vanaf de werkvloer als er iets niet klopt, omdat er steeds meer mee gewerkt wordt”. Dit kan bijvoorbeeld een melding van een openstaand klantdossier zijn, terwijl de medewerker dit dossier al heeft afgerond. De reden? Een vinkje vergeten aan te klikken. “Nu merken we dat de mensen weten hoe het werkt en worden er wensen voor nieuwe inzichten bij ons neergelegd. We zijn klein begonnen en hebben nu een breed draagvlak vanuit de hele organisatie om verder uit te bouwen”.
Kennis delen
Bince wil haar kennis duidelijk delen, zo bleek op het event dat door hen georganiseerd werd voor verschillende GI’s uit heel Nederland. Door onderling informatie uit te wisselen leerden de organisaties veel van elkaar. Er zijn zelfs plannen ontstaan om gezamenlijk op te trekken als het om BI gaat. De zorg staat zwaar onder druk, als een BI-oplossing die druk er iets af kan halen, dan grijpen de jeugdinstellingen dat graag aan. “We hoeven het wiel niet ieder apart uit te vinden”.
Jolanda vertelt verder dat er een fijne vertrouwensband en samenwerking is ontstaan met Bince; “Ze kunnen snel schakelen en er wordt goed meegedacht, waarbij eventuele consequenties niet uit het oog verloren worden”. Elke aanpassing welke door Bince wordt uitgevoerd kost geld, maar aan de andere kant krijgt Bureau Jeugdzorg hier een stuk continuïteit en kennis voor terug. Bureau Jeugdzorg Limburg kan op verschillende niveaus worden bediend en op eigen tempo steeds meer zelf gaan doen.
“Ze kunnen snel schakelen en er wordt goed meegedacht, waarbij eventuele consequenties niet uit het oog verloren worden”.
Kijkend naar de toekomst
Een volgende stap is het ontsluiten van het financiële systeem. Aangezien Fred en Jolanda met z’n tweeën zijn, wordt er eerst intern gekeken naar het juiste stappenplan. De gegevens die live komen te staan moeten goed geborgd en grondig gecontroleerd worden. Idealiter zouden we er mensen bij moeten hebben, al is het voor de kwetsbaarheid. “Ik zou graag meer zelf willen doen en eigen rapporten willen bouwen. Ik heb zelfs BI trainingen gevolgd om de materie beter te snappen!”, vertelt Jolanda enthousiast. “Zo zou ik bijvoorbeeld inzichtelijk willen maken hoe lang de wachtlijsten en -tijden zijn. Of waar we ‘second best’ zorg leveren”. Het zorgaanbod vermindert en de wachtlijsten groeien. En er hangt de GI’s een enorme bezuiniging boven het hoofd, ondanks het principeakkoord begin dit jaar. Actuele informatie en voortijdig inzicht zal effectief helpen in het werk, maar uiteindelijk vooral een stabielere toekomst bieden aan de doelgroep voor wie we het doen: de jeugd.
Vorige blog